Politique de
confidentialité

Introduction

La présente Politique de Confidentialité s'applique à l'ensemble des services proposés par KODEX (CRACLABS), agence digitale et technologique basée à Cotonou, Bénin, accessible via le site kodexgrp.com et ses sous-domaines associés (workspace client, portail partenaire, etc.).

En accédant à nos services ou en nous transmettant vos informations personnelles, vous acceptez les pratiques décrites dans ce document. Si vous n'acceptez pas ces conditions, nous vous invitons à ne pas utiliser nos services.

Responsable du traitement

Le responsable du traitement de vos données personnelles est :

Données collectées

Selon votre utilisation de nos services, nous pouvons collecter les catégories de données suivantes :

Données d'identification

• Nom, prénom, adresse e-mail, numéro de téléphone
• Nom de votre entreprise ou organisation
• Identifiants de connexion (email + mot de passe hashé)

Données de navigation

• Adresse IP, type de navigateur, système d'exploitation
• Pages visitées, durée de session, source de trafic
• Données collectées via des cookies techniques et analytiques

Données de projet et de service

• Informations relatives aux projets confiés à KODEX (brief, fichiers, échanges)
• Historique des devis, factures et communications
• Données de progression et de suivi sur le workspace client

Données de paiement

• Nous ne stockons pas vos informations bancaires. Les transactions sont traitées par des prestataires de paiement certifiés (Mobile Money, virement bancaire). Nous conservons uniquement la confirmation et le montant de la transaction.

Utilisation des données

Vos données sont utilisées exclusivement pour :

• Gérer votre compte et vous permettre d'accéder à nos services
• Assurer la bonne exécution de vos projets et missions
• Vous envoyer des communications relatives à votre compte (confirmations, alertes, mises à jour)
• Émettre et gérer les documents commerciaux (devis, factures pro-forma, propositions)
• Améliorer la qualité et la performance de nos plateformes
• Respecter nos obligations légales et réglementaires
• Prévenir la fraude et assurer la sécurité de nos systèmes

Base légale du traitement

Le traitement de vos données repose sur les bases légales suivantes :

• Exécution d'un contrat : traitement nécessaire à la réalisation des services commandés
• Consentement : pour l'envoi de communications marketing ou l'utilisation de cookies non essentiels
• Intérêt légitime : pour améliorer nos services, assurer la sécurité de nos systèmes et prévenir les abus
• Obligation légale : pour satisfaire aux exigences fiscales, comptables et réglementaires applicables au Bénin

Stockage & sécurité

Vos données sont hébergées sur des serveurs sécurisés avec des mesures de protection adaptées : chiffrement en transit (HTTPS/TLS), chiffrement des données sensibles au repos, contrôle d'accès strict et surveillance continue.

Nous conservons vos données personnelles aussi longtemps que nécessaire pour la réalisation des finalités décrites, ou conformément aux obligations légales en vigueur. À titre indicatif :

• Données de compte actif : pendant toute la durée de la relation commerciale
• Données de compte inactif : 2 ans après la dernière activité, puis suppression
• Documents financiers (factures, devis) : 10 ans conformément aux obligations comptables
• Logs de sécurité : 12 mois glissants

Partage des données

KODEX ne vend, ne loue et ne cède jamais vos données personnelles à des tiers à des fins commerciales. Vos données peuvent être partagées uniquement dans les cas suivants :

• Prestataires techniques : hébergeurs, outils de messagerie, services d'analyse (liés par des obligations contractuelles de confidentialité)
• Partenaires de paiement : uniquement les données nécessaires à la validation de la transaction
• Obligations légales : en cas de réquisition judiciaire ou administrative valide
• Transfert d'activité : en cas de fusion, acquisition ou cession d'activité, dans le respect des droits des personnes concernées

Cookies

Notre site utilise des cookies afin d'assurer son bon fonctionnement et d'améliorer votre expérience. Voici les catégories utilisées :

• Cookies essentiels — indispensables au fonctionnement du site (session, sécurité CSRF, préférences de connexion). Ils ne peuvent pas être désactivés.
• Cookies analytiques — permettent de mesurer l'audience et d'améliorer les performances (pages vues, taux de rebond, sources de trafic). Ils sont anonymisés et n'identifient pas personnellement les visiteurs.
• Cookies fonctionnels — mémorisent vos préférences (langue, mode d'affichage) pour personnaliser votre expérience.

Vous pouvez configurer votre navigateur pour refuser les cookies non essentiels. Notez que certaines fonctionnalités du site peuvent être dégradées en l'absence de cookies.

Vos droits

Conformément à la réglementation applicable en matière de protection des données personnelles, vous disposez des droits suivants :

• Droit d'accès : obtenir une copie des données que nous détenons sur vous
• Droit de rectification : corriger des informations inexactes ou incomplètes
• Droit à l'effacement : demander la suppression de vos données (sous réserve des obligations légales)
• Droit à la portabilité : recevoir vos données dans un format structuré et lisible par machine
• Droit d'opposition : vous opposer à certains traitements basés sur l'intérêt légitime
• Droit à la limitation : demander la suspension temporaire d'un traitement contesté
• Droit de retrait du consentement : retirer à tout moment un consentement préalablement donné

Pour exercer l'un de ces droits, contactez-nous à l'adresse contact@kodexgrp.com. Nous répondrons dans un délai de 30 jours ouvrés à compter de la réception de votre demande.

Mineurs

Nos services sont destinés à des professionnels et à des personnes majeures. Nous ne collectons pas sciemment de données concernant des personnes âgées de moins de 18 ans. Si vous estimez qu'un mineur nous a communiqué ses données sans l'accord de ses parents ou tuteurs légaux, veuillez nous contacter immédiatement afin que nous puissions prendre les mesures appropriées.

Modifications de cette politique

KODEX se réserve le droit de modifier la présente politique à tout moment pour refléter l'évolution de nos pratiques, de nos services ou du cadre légal applicable. En cas de modification substantielle, vous en serez informé par e-mail ou par une notification visible sur notre site au moins 15 jours avant l'entrée en vigueur des changements.

La date de dernière mise à jour figurant en haut de ce document fait foi. Nous vous encourageons à consulter régulièrement cette page.

Nous contacter

Pour toute question, réclamation ou demande relative à vos données personnelles, notre équipe est disponible :